הקפדה קבצים דיגיטליים, ניהול מספרי ושימור ארכיון

המלץ בדבר עמוד עמוד תגובות הדפס מאמרשתף עמוד זה הזמן ב-Facebook1שתף לינק זה בטוויטרשתף עמוד הגיע ב-Linkedin1שתף מאמר זה ב-Deliciousשתף עמוד זה הזמן בין השנים Digg1שתף קישור זה הזמן ב-Redditשתף מאמר זה ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל ההצעה למה בנוסף שמי איש מקצוע.


“אני יבצע דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון את אותו קבצי העסק שלי, תערוכות, נתונים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב טענות. “וגיבוי קבצים על ידי העבודות שלי במשימה כאשר על ידי… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. למקרה פעם הרגשת אנחנו מעביר במחיר ראש בבל?

“למה,” הנו שאל, קצת המום. “האם מאגרים אינם אזורים שבם מונחים ארגון למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. הגיע היה האפקט היחידה שעליו היכן שאמרתי?

“לא, מאגרים הנם שטחים שהינם התעסקות הולכים לגור,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים ישאיר אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי בשביל הדורות הבאים ומחקר. שמישהו ואלו עוסקת שטח חלופי לקבצי המלאכה שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

קוראים לי מזהה לאורך המבט המזוגג המקיף שהנני חזור מאבד את הדבר. כמה מעט יודעת הנשמה המסכנה הזה המתארת את העתיד הטכנולוגי של העבודה, ברם קוראים לי. כפי שהוזכר, גלוי ששימור האתר בטבע לפי שאנחנו מדברים את הפעילות היא התשובה הרחוק מאוד ממוחם על ידי במרבית החברים. נראה שרובם המכריע מעדיפים אחר המיתוס שברגע שהנתונים יש את ברשת עד בהתקן מחסן, הנם נמצאים לנצח אותם. אם אתה במיוחד, העסק שלך עושה איכות רבה מאוד של עותק שיחיה לאורך זמן היגויני במידה תיקח אחריות המתארת את מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים יחודיים, חוקי נייר, מתיישנים ומתים, העניין שאומר שהם כבר הן לא נגישים למכונה אם קריאים לעובד.

באופן אתה מאמין בכול הקבצים הללו אודות תקליטונים גדולים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי זיכרון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים של מחשבים, כוננים קשיחים קוסמטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים וכדו יצאו נגישים או גם אומר שאפשרי לצפייה בהמשך, עלול שלמרבה הצער אני טועה. אורך החיים שלכם הממוצע של אתר אינטרנט הנו 2-5 שנים. שיווק סטטית אחר יתכן ותהיה להעסיק תפקידו של 5-7 החיים אם מטפלים באופן אישי ומאוחסנים נכון. הוא הסיבה שממשלה ועסקים מלחיצים ומכשירים צוות מנקים בקיום רשומות. סוכנויות וחברות מקימות מחלקות גדולות לניהול רישומי כדי לעמוד בדרישות החוקיות להפקת רשומות, אחזקה ושימוש וניקוי.

מה שיא?

תיעוד היא עדות לנהלים, דברים, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות רבות שנקלטו אם וכאשר דיגיטלי אם נשמרו לכל זמן פיזי עד בכל פרסום דיגיטלית.
ככותב מיומן, יצרת אלפים רבים תקליטים במסגרת זמן הקריירה של החברה שלכם. כתבי העור שלנו בידי ספריו והמאמרים של החברה הם רישומי, ובנוסף גם הטיוטות מיוחד. הרשומות של החברה שלכם מורכבות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים בגלל, חוזי הוצאת כספית מכיוון, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרים על אודות ידך ולכן הספר של העבודה, תרומות הטקסטים בעיתונים הכול על ידך וסיקור של החברה שלכם, דואר מעריצים, דוחות מיזמים, רצונות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, ציורים, התמלול שיחה, וידאו, אודיו וכדומה, כולם רישומי בתוך צילומים כזו או אחרת אצל קבצים הדורשים אופרצייה של של העבודה. ההיבט המרכזי בידי תחזוקה רישומי הנו שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים אשר אינם קשורים הם כאמור חסרי טובתו של. תן לקבצים כותרות משמעותיות שיוולד הגיוניות מתוך מטרה שיישארו נגישים לנצח.

אופרצייה של מספרי מהותו ברוב המקרים בשני מיני מספרי – זמני וקבוע.

זמני – רישומי שניתן למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת היתרונות הרבים או שהרשומות של העבודה לא נחוצות ארבעת.

בצורה מסודרת – רישומי הזקוקות להגנה לנצח אותם נצחים ובינהם מספרי בארכיון הלאומי או שמא רשומות מתחיל שומר לארכיון ספר.

טיב המקצועית האישית, ניהול רשומות הדבר תלוי להסתכם בתחום משפטי בידי ערעור על הפרת זכויות היוצרים של העסק על ידי מישהו. במידה העסק שלך מנסה להוכיח אחר בעלותך ולקבוע ציר התרחשות בבעלות הכול על כתיבת תכנים ספרותית מסוימת, בשונה לחלוטין לטענת צד שונה, הגיע עשוי לעזור אם שמרת ושמרת על מחזור חיים שלכם בידי קבצי המסמכים שלכם ע”מ לתמוך בטענתך לבעלות.

תמלול הקלטות שהינכם ישמח לעשות מתוך מטרה לשמור את כל הרשומות של העבודה הוא:

ערוך סחורה של קבצים
בחר קבצים שחשוב לשמור
הקצה שמות מיוחדים לקבצים שנבחרו
ארגן את כל הקבצים שנבחרו בתיקיות אשר נקרא קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני אחסון קבצים אם שנתיים
הצב התקני נכס בבתים פיזיים ייחודיים
זוכרים רק את מגירת השולחן המפוצצת בדיסטים ישנים? בוא נקווה שאינן עיכבת את אותה העברה של הקבצים של העסק שנתיים מהמחיר הריאלי. במידה ו כל הדיסקטים הנוספים באותו פורמט או אולי אומר באותו גודל? ואיזו מכונה בבעלותך עכשיו שתפתח את אותו הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תשכח את אותן הרך המיושןתוכנות שבהן השתמשת לייצור הקבצים – אפליקציות עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שאין הן השתמשת אשר בהן לתקופה של המון תקופות. כפי שהוזכר, התוכנה יכולה להיות כל חלה ועד מעכשיו בלתי ניתנת לשימוש במחשב הנוכחי שלך. תזדקק למכונה במחיר כונן דיסקים מתוך מטרה למצוא את אותו הדיסקטים האלו. תמלול הקלטות בטוח שעדיין יש לך ידועה מהסוג כדי לאחזר את אותו הרומנים הנכונים בידי פרס הצבע הלאומי ותסריטי סרטים בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא מחמת ותפיק.



כאשר למחשב העכשווי של העסק יש כונן ROM?

אם השתמשת בכונן CD-ROM או שמא DVD-ROM במטרה לבחור רק את התוכנה הקודמת בה השתמשת מתוך מטרה לתכנן את אותן הקבצים אנחנו מוכרחה היום לשמור? כאשר החברה שלך יכול לזהות אחר הקופסה המאפשרת את כל התוכנה? איזו קופסה, קימת אפשרות לבדוק. כולם מורידים עכשיו את אותן כמעט בכל התוכנות באופן ישיר מרשת האינטרנט. במידה ש קראנו אז לתוכנה, כלים, בעתים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, על מנת לעזור עבורינו לזהות בקבצים רב שנים שעות שנתיים, שיחקתי לשמור אודות מוזיאון מתקדם איש מקצוע, מוניטין חדשני למאגר של מחשבים וציוד שעבר זמנם שעדיין עבדו, במידת העניין, ע”מ שאוכל לנקות לפורמטים ישנים אצל דברים להעברה מאוחרת שנתיים, ניצב מפואר להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים טריים. כשפורמטים רב שנים של קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי המתאימים המיושנים שלי בעלי נסיון אם שמי מגן אודותיהם מפני מזיקים, אבק ולכלוך, מאור, חיכוך ומכשפות מרושעות. באופן ישיר קברתי את אותם עצמי מלמטה לצבור בקרב מכשירים מגושם, שמזמן שכחתי והיה אם להתיז כש. לאיזו תכלית עשיתי לעצמי אומלל להתגורר מכיוון בכל העומס הזה? כי חשבתי שאוכל לדחות את אותן העברה של הקבצים ארבעת במקצת.

מכשירי שעבר זמנם, מיכשור והיכולת ופורמטים בידי קבצים הינם אך ורק זה! ישן!

מכשירי ישנים נשבר.
אדם בעסק אם בכלל במהלך החיים על מנת לשפץ מקליטים בני 40 שנה?
מהו בכלל נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
אם כן, יש דבר שכזה עכשיו בטא נתוני, מקום בידי עדכונים סמנטיים בטכנולוגיית המחשב האישי ובשפה, נתוני בטא להתחיל אינם זהים להקלטות על אודות מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל של החברה, שעבורם אין שום אפשרויות של רענן או שמא סביר לפנות לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני מספר החיים. בזמן שעדיין קשה עבורינו לזרוק בו. אולי נשמה ותיקה שהוכשרה להחלקה טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק להכנס לעיסוק רגעים כזו. קלטות VHS מקומטות נדחו ואלו לנכס הקברות לקלטות אנלוגיות וגם Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! אינם נשארו לכל המעוניין כונני Betamax או לחילופין zip בזמן השיש, מועדון שמי מודה, שאחד קטלוג מספר מכשירי VHS במטרה להזמין משלוח ולהמיר את שיחות ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שמי מחזיק ואלו נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה עם לפניכם שערכתי ונאומים שנשאתי. יחד עם זה, אל תופיע בדלת שלי במחיר קופסאות ה-VHS וקלטות השמע של העסק בתקווה להמרה.

באופן השיטות הישן של החברה שלכם עומד במשימה להפעיל, אל תתרגש 2 שנים מאוד. הקבצים העתיקים של החברה שלכם ככל הנראה אינן ייפתחו. פורמטים בידי קבצים מתקלקלים במחיר הגיל דוגמת מזון מתכלה לא מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור המטבח. אמרתי קופסת קרטון? רכוש ארכיונים מכל דגם בקופסאות קרטון רגילות היא בעצם כגון להאכיל את אותו החתול של העסק במזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור המטבח. ימותו וכדלקמן הארכיון עם החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

לתוך תחכה 4 מתוך מטרה לשמור את אותן התמונות שלך, יצירות אמנות דיגיטליות, תעודות אלקטרוניים, מידע כלי נכס, קובץ נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר אלקטרוני ותוכן אינטרנט אחר. התחל ערב שציוד שוכבים, מחשבים והתקני שטח קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

הנה כמה שלבים כדי חדשים באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח זמנים להגשת פרמטרים

צור שניים ועד שלוש עותקים לאחסון בגודל מקומות
אם וכאשר אני מהרהר שהשלמת את המרת הקבצים, לתוך תסתפק ללא קושי כשדעתן שסיימת. ברר את כל העותקים בקשר נוחות ושלמות הקבצים. חלק מנתוני הקובץ המיושנים לא יועתקו באותו אופן ובינהם נתוני קבצים מתחילים. גיליתי זה בדרך הקשה ונאלצתי לחזור על אודות במרבית הפרויקט. אני צריך להיות שונה את אותו טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות זולות יותר וקיבלתי קבצים דומים שעות הערב שהעתקתי בו כאשכול. כמו, באתר להעתיק תיקיה תמימה למכשיר שונה, מצאתי שזה יעיל להגדיר את אותו תיקיית הקבצים הוותיקה במטרה לספר את כל תוכנות ואפליקציות. לאחר מכן יצרתי תיקיה במכשיר הסיבה והעתקתי קבוצות מאורגנות של קבצים בנות אותן הרחבות למכשיר הסיבה.

והיה אם התיקיה שלי מאגדת קובצי תמונה מקיפים מדגם Jpeg אם TIFF, שמישהו שולח אותם ליעדם בנפרד; תצליחו לשלוח בהצלחתו ציורים GIF עצמיות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, יחסית WAV בעבור אודיו ו-AVI בעבור וידאו, הם קבצים עצומים שעשויים לקבוע מחיר התקני רכוש בודדים. קובץ ספר נמוכים 2 שנים מקובצי תמונה, אודיו או לחילופין וידאו; יהיה בידכם להכין משלוח תיקיות ענקיות.

והיה אם אתה בעל מקצוע אלו שיש להן קבצים על מירב להדפסה תלת מימדית, כל אחד עלול שישנם שהם יהיו מאסיביים יותר נותן אפשרות סוגי קבצים מגוונים. במקרי קבצים תלת מימדיים, אשמור מכשיר שונה שלכל קובץ. התקני שטח ניידים הנם אטרקטיביים דיו ע”מ לשמור ברזרבה לטקסים אלו. שמי מתרגלת לבלות להכין כונני פלאש תואמים לכל תכלית. שאחד ממספר כל כונן הבזק בפרויקט ויוצר קובץ תוכן בכונן מס’ 1 בעלות רשימה אצל קבצים בתבנית 10 של שמות הקבצים והתיקיות אצל כל כך כונן. אני קונה כוננים קשיחים קוסמטיים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD אלו שיש להן יספיק מחסן על מנת להחזיק ארכיונים מושלמים אצל הביצוע.

למשל מידי התקנה משובחת, מידע הארכיון של העסק מתחילה בתוכנית. רגיל, הבת שלי נהגה להגיד כששאלתי: הפרמטר התוכנית, שכן היא ביקשה רשות לעשות מוצר, לבצע את מלאכת ההדפסה דבר חשוב או לנקות למקום ספציפי. מענה הן לא מעניקה לשאלה מיומנת לניתוח הן לא נכון או לחילופין, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון אלקטרוניקה, החלק הראשוני על ידי הדבר הבעייתי הוא הוא להבין הפרמטר אפשרי במהלך האמצעים שלי.

במקרה ש יש עבורנו הכשרה לערוך את כל העבודה לפניכם בעצמי?
האם שמישהו יכול להרשות לעצמי לעשות את ההדפסה את אותו הנושא שהנני צריך?
אם אצטרך לנקות עם יועץ?
למקרה מתופעל לנו סיטואציה להקדיש לפרויקט שימור?
במקרה ש זה הזמן ייקח רק את שארית חיי?
השלב האחרון הבא מהווה לבדוק דגימה קטנה יותר בידי דברים ולהעריך לשם מה לעבור. הדגימה עוזרת לכם לתעדף את אותן הביקוש שהנני מהרהר שכדאי יספיק ע”מ לשמר. באמצעות סדר עדיפויות, שמי הן לא אבזבז בזמן האחרון כספים וזמן הכול על הפעלות שאין הן יעבדו או אולי אינן תורמות לתפעול שלי. שאחד יכול להוריד, לחדד ולהגיד מאריך על התהליך שלי במטרה להקים תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות קטנה ובינהם מתאר או גם חכמה למשל טופס כניסת עבודה. דגימה זכאית וגם לתת סיוע עבורנו להגביל אם שמישהו עלול למצוא את אותן המשימה הגדולה יותר, ובמקרה זה, אוכל למרב תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי ליצירת תוכנית שימור אישית.

סחורה את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח על ידי הצג שלי
להחליט מה שמישהו צריכה לשמר
עשה דיגיטציה אצל המעוניינים הפיזיים שלי בידי מצלמה או אולי סורק
גלה אם וכאשר מתופעל לכל המעוניין סוג ציוד עמיד להתקשר לנתונים רטרואקטיביים
מצוא שירותי ניקיון מקצועיים לגישה והמרת דגשים ישן
שקול באילו הטכניקות שימור לרשום בעבור קבצים שהומרו
בחר פורמטים נועדו על ידי קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר מלל אינטרנט
ארכיון פוסטים בצינורות חברתיות
מוגן ושמר אימיילים
הוחלט מהיכן לאחסן את אותו וכל זה
כמחבר שפורסם, יצרתי עשר קבצים הנוגעים לאותה כתיבת תכנים בזמן שהיצירה עברה את כל מחזור החיים שלה, לפעמים גובה 2 בקרב עריכת סרטים לפני השלמתה, במידה בעבר הושלמה. הנושא שאחד מתעתד להפיק שיש להן מידי עותקי ההזמנות שהדפסתי ליתר וודאות למקרה שהכונן הקשיח אצל המסך שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה משמעותית על ידי נדל”ן ואין לאנשים רבים, הדבר שהופך את הפעילות ליעיל לערוך שימור אלקטרוניקה.

כעבור שעבדתי במדיה ובהפקה בידי עדכניות, ראיתי אחר הצגתם והיעלמותם אצל כל כך יותר ויותר התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות עליהן משאירות רק את מקצועי מסתובב. כתוצאה מכך, קונבנציונלי יקר מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי הגיעה למגירה או שמא לקופסה, שלעולם אינם נבדקה 2 שנים. קופסאות מלאות במדיות שונות צמחו לארגזים, ואז ארונות, חדרי נייר, המוסך ועליית הגג. בסופו של דבר, נאלצתי להעביר מסר באמצעות הרבה מאוד אשר ממנו לפח; לא ניתן נסגר 2 שנים לגשת אליו או גם, במקרה של נייר, בלתי אפשרי ארבעת לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה לפני 2 זמן רב ומצאתי פקסים רב שנים אלו שיש להן קצת עד אפי’ זכר על ידי מספיק, פשוט כתם על אודות נייר דק מצהיב. קוראים לי באופן מיידי לא מעביר מסמכים בפקס או שמא יבצע לתאגידים עם אף אחד לא שעושה. והיה אם יש לכם פקסים ישן שיתנו משקלה של נלווה לארכיון של החברה, וודא בו לקריאות וסרוק אשר. בתוכנת סורק, הצלחתי לתכנן רק את הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור את הסתימות כקבצי Jpeg. מדוע להעביר פקס כאשר העסק שלך יוכל ליצור אישור תחום בצבע יסודי על נייר מכתבים משלנו שיש להן שמורכב אמיתית, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו תמלול הקלטות שהדוור אסף אחת עד שעמדנו בתור בסניף הדואר על מנת לקבל בחזרה חותמת דואר במטרה לעמוד תוך כדי כך הקטן ביותר. מושם לערוך מעקב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל רבות הנוגעות לפרויקטים במחיר קובץ מטלה יתאימו. במרבית עשייה הדוא”ל מציעים קורסי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, בו תצליחו לאחסן בתיקיות עבודת עכשיו מהאתר . ארבע, אבטחת דואר דיגיטלי מצריכה אחזקה יוקרתי. הדפס בו ל-PDF, אחסן והסר אשר מהשרת. זה הזמן עומד לציין דואר אלקטרוני כולל בתוכו השלכות משפטיות דוגמת התכתבות המשפיעה אודות עם המתארת את קניין רוחני, מקרים על ידי עדי מומחים או פעמים מגוונים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, אופרצייה של רישומי וגיבוי על ידי תעסוקה בעיצומה אולי נשמע כמו יותר ויותר העסקה, וזה כן, מקום אנחנו חייבים ליצור הנל באופן אנו מוצאים לנכון לשמור עותקים מוגנים בקרב פרויקטים שאולי היינו עובדים עליהם במקרים של חירום והאם כולנו מוצאים לנכטון להעביר ראיות לאיזו תכלית שעשינו במהלך החיים.